La digitalización de procesos de negocio consiste en trasladar los flujos de trabajo de los equipos a un entorno digital que posibilite su interacción remota, manteniendo la trazabilidad de la información y obteniendo datos en vivo para una óptima toma de decisiones.
Una de las formas más ágiles y eficientes de implementación es el uso de plataformas web de bajo código (LOW CODE) y de Notación de Procesos de Negocio (BPMN), las cuales permiten modelar los flujos de trabajo a las necesidades de las empresas, permitiendo adaptar y actualizar fácilmente la tecnología al entorno de trabajo.
DIGITALIZACIÓN DE PROCESO
Caso de éxito
CONTEXTO
Una de las empresas más importantes de diseño y obra interior en Colombia, gestiona cerca de 30 proyectos de construcción en diferentes etapas simultaneamente en un solo trimestre.
Con un equipo cercano a las 40 personas en los procesos de Compras, Cortes y Liquidaciones, tenían que verificar y validar las entregas de cerca de 241 proveedores, dejando como registros cientos de documentos de entregas diligenciadas en excel y firmadas en papel.
PROBLEMA
Producto de este proceso altamente documentado, manual y físico se estaban generando tiempos muy extensos en el flujo de caja, afectando la liquidez de la empresa en cerca de US$1millón en un lapso de tiempo cercano a los 120 días.
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SOLUCIÓN
Una vez definido el proceso, se realizaron mejoras al flujo de trabajo mediante su digitalización con la plataforma SMARTSHEET, activando un ambiente digital a los procesos de verificación, validación y aprobación de los cortes y liquidaciones, permitiendo conectar los 241 proveedores con el equipo interno, manteniendo los registros en la plataforma, sin generar papel y disminuyendo los gastos y tiempos de los contratistas, acortando el proceso en cerca de 60 días e impactando positivamente el flujo de caja de la empresa.
Cómo lo hacemos
DEFINICIÓN
Conocimiento y diagramación del proceso, definición de objetivos y retos, roles y responsabilidades, resultados esperados
MODELADO
Parametrizar el proceso en la plataforma BPM para su digitalización, establecer las reglas de negocio e implementar los reportes y dashboard
TESTEO
Desde la primera semana podrá realizar pruebas en vivo para validar el uso de la plataforma
PRODUCCIÓN
Una vez testeados y ajustados los procesos en la plataforma, se inicia su uso en producción, capacitación y soporte
Beneficios
· Adaptación de la herramienta a sus flujos de trabajo
· Ágil implementación y adaptación a sus procesos
· Visualización de los resultados de los procesos en tiempo real
· Acceso a múltiples plantillas de trabajo
· Costos ajustados a las necesidades de las Mipymes
· Control, estandarización y dinamización de los procesos
· Trabajo colaborativo y remoto
· Usabilidad desde cualquier dispositivo
· Administración de usuarios
· Cuenta con un sin número de complementos e integraciones con otros sistemas de información
· Personalización de colores y logotipos