La automatización o robotización de procesos de negocio consiste en desarrollar fuerza laboral con software RPA (robotics process automation) digitalizando acciones altamente recurrentes, repetitivas y que requieren gran exactitud, también soluciona dificultades de integración entre sistemas de información con dificultades de integración o conexión.

Una de las formas más efectivas para incrementar la productividad en corto tiempo y mejorar sustancialmente los costos de operación, es incluir en modalidad de software como un servicio (Saas) los Asistentes Automatizados de Procesos AAP-Bot.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESO

Caso de éxito

CONTEXTO

Una PRÁCTICA MÉDICA ubicada en Philadelphia Pennsylvania, USA, atiende entre 800 y 1000 pacientes mensuales, los cuales cuentan con cerca de 26 aseguradoras que realizan parte del pago por estos servicios médicos, esto en caso de cumplir con una serie de requisitos de información en dos sistemas de información específicos para su operación.

Para esto, dos Analistas de Recaudo invertían cerca de 100 horas mensuales cada una, para asegurar la información y gestionar el recaudo.

PROBLEMA

Esta práctica médica solo estaba logrando recaudar tan solo un 40% de los copagos mensuales con las aseguradoras de sus pacientes.

Adicionalmente, el equipo de analistas tenían una alta carga laboral invirtiendo cerca de 100 horas cada una a labores recurrentes y repetitivas asociadas a la actualización de información de los pacientes, presentando por ende deficiencias en el proceso por falta de información y errores recurrentes.

A su vez, el equipo presentaba un alto nivel de estrés por la carga laboral y una mala percepción por parte de las aseguradoras y auditorías externas.

SOLUCIÓN

Cuatro meses después de puesto en marcha el Asistente Automatizado de Procesos - AAP-Bot, se logró mejorar en un 48% el recaudo mensual, disminuyendo en un 90% el tiempo destinado por las analistas en actividades recurrentes, repetitivas y que requerían gran exactitud, mejorando con esto el bienestar del equipo, la gestión y velocidad del proceso, impactando positivamente la imagen frente a las aseguradoras y usuarios.

Cómo lo hacemos

BUSINESS BLUE PRINT

En esta fase se determina el alcance detallado y el caso de negocio de la implementación de la solución de RPA

DISEÑO Y DESARROLLO

Creación del diseño de la solución de AAP Bot, configuración de permisos de los ambientes, desarrollo de las tareas, revisión de código y mejores prácticas.

TESTEO

Ejecución pruebas para testear por parte del cliente y validar su cumplimiento

PRODUCCIÓN

Salida en vivo de la solución. Acompañamiento con el área funcional. Revisión del rendimiento del AAP-Bot desarrollando las tareas y soporte de la solución

Con el marco de trabajo ágil SCRUM

Beneficios

Conseguirá una exactitud en la ejecución de las tares automatizadas del 100%
Sus procesos quedarán estandarizados y optimizados con la ejecución del robot
Reducir los tiempos operativos en el desarrollo de las tareas, mejorando los tiempos de entrega al cliente interno y/o externo.
Evitar el error humano, por lo que aumentará la calidad en sus procesos.
Liberar el tiempo de los colaboradores para que se puedan enfocar en actividades que generan valor a la organización y no en tareas operativas.
Generar ahorros asociados a carga prestacional o procesos de selección y contratación